Proposta de gerenciamento eletrônico de documentos para a coordenação de estágio do curso de secretariado executivo bilíngue da UFPB/ Proposal for electronic management of documents for the coordination of the executive secretariat course of UFPB executive secretariat

Elizete Coutinho, Adriana Zenaide Clericuzi, Emmanuel Gomes Souza

Abstract


Este trabalho tem por objetivo propor um modelo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos para a Coordenação de Estágio do curso de Secretariado Executivo Bilíngue da UFPB, devido ao grande fluxo de documentos arquivado em mídia em papel na coordenação. Como desdobramentos, os objetivos específicos são: comparar o modelo atual de arquivamento com a proposta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos; mostrar os processos desempenhados pelo secretário (a) no real funcionamento da gestão eletrônica de documentos; Elencar as habilidades exigidas para o secretário (a) gerenciar os arquivos eletrônicos. Com isso, o referencial teórico mostrará o quanto que é importante o profissional de Secretariado Executivo ter o cuidado na guarda e manutenção dos documentos, além de saber gerenciar os documentos que já nascem eletrônicos, se apropriando de ferramentas e equipamentos de digitalização, pois a mesma já é uma realidade no âmbito empresarial. Dessa forma, abordou-se o quanto a Tecnologia da Informação está presente no cotidiano do secretariado e das empresas, melhorando a qualidade e a disponibilidade de informações e conhecimentos importantes para seus stakholderes. Para o alcance dos resultados, utilizaram-se os seguintes procedimentos metodológicos: pesquisa bibliográfica, documental e pesquisa-ação. O estudo de caso foi realizado no Laboratório e Escritório Experimental de Secretariado (LABSEC), da UFPB, especificamente na coordenação de Estágio Supervisionado no semestre 2015.1. Como resultado foi comparado o modelo atual de arquivamento com o arquivamento eletrônico, além de ser apresentado um modelo para gerenciar e manusear os documentos eletronicamente na Coordenação de Estágio.


Keywords


Gestão, Documentos, Informação, Secretariado.

References


ALVES, Christiane Amanda L. A Importância da Tecnologia de Informação nas Empresas. Belém - PA, 2013. Disponível em:

. Acesso em: 16 Abril 2016.

AZEVEDO, I.; COSTA, I. Secretária: um guia prático. 6. Ed. São Paulo:Editora Senac: São Paulo, 2006.

BALDAM, Roquemar L. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São Paulo: Érica, 2002.

BERBE , Alexandre C. 2005. F. 102. Gestão da Informação e do Conhecimento: Reflexão de Conceitos e o Papel da Biblioteconomia. Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharel em Biblioteconomia) - Escola de Comunicações e Artes, da Universidade de São Paulo, 2005.

BERNARDES, Ieda P.; DELATORRE, Hilda. Gestão Documental Aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008.

CÁURIO, Letícia A. Gestão Eletrônica de Documentos: um estudo da produção científica na Ciência da Informação, compreendendo o período de 2004 a 2009. 2010. Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharel em Biblioteconomia) - Universidade Federal, Rio Grande, 2010.

CAMPOS, André. Sistema de segurança da informação: controlando os riscos. 2. Ed. Florianópolis: Visual Books, 2007.

CARVALHO, Rodrigo B. Aplicações de Softwares de Gestão do Conhecimento: Tipologia e Usos. 2000. 144f. Dissertação (Mestrado) - Escola de Ciência da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, 2000.

CISNE, Caroline S. Gestão documental no CRCSC – Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina. 2007. Trabalho de Conclusão de Curso (bacharel em Biblioteconomia - Habilitação Gestão da Informação) - Centro de Ciências Humanas e da Educação, Departamento de Biblioteconomia e Gestão da Informação, Universidade do Estado de Santa Catarina, Florianópolis, 2007.

CONCEIÇÃO, Alexandre R. Aplicabilidade do gerenciamento eletrônico de documentos – GED no âmbito da Embrapa Meio Ambiente. 2007. Dissertação ( Mestrado em Ciência da Informação) – Universidade Federal Fluminense, Niterói – RJ, 2007.

DURANTE, Daniela G.; FÁVERO, Altair A (ORG) Gestão Secretarial: formação e atuação profissional. Porto Alegre: Universidade de Passo Fundo, 2009.

FAGUNDES, Vinícius B. Automação de processos em recursos humanos utilizando workflow. 2003. Trabalho de conclusão de curso (Bacharel em Ciências da Computação) - Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2003.

FARIAS, M. S. B;. WEBE, Sike. (ORG). Pesquisas qualitativas nas ciências sociais e na educação: proposta de analise de discursos. João Pessoa: Editora universitária da UFPB, 2008.

FANTINI, Sérgio R. Aplicação do gerenciamento eletrônico de documentos: estudo de caso de escolha de soluções. 2001. 104. Dissertação (Mestre em Engenharia de Produção) - Universidade Federal de Santa Catarina Florianópolis, 2001.

FERRARI, L. B. Gestão documental de fotografias: colaboração para a criação de um memorial da história da Unioeste – campus de Toledo. 2013. Relatório Final de Estágio Supervisionado (Bacharel em Secretariado Executivo) - Universidade Estadual do Oeste do Paraná, Toledo, 2013.

GIL, A. C. Como elaborar projeto de pesquisa. 4. Ed. - São Paulo: Atlas, 2002.

GRION, Laurinda. A nova secretária: metacompetente proativa dinâmica. São Paulo: Madras, 2008.

LOURENÇO, Fernanda Maria A.; CANTAROTTI, Aline. A prática do conhecimento do profissional executivo na organização de arquivos: Um estudo de caso. Revista de Gestão e Secretariado, São Paulo, v. 1, n. 1, p. 111-138, jan./jun. 2010.

Disponível em: . Acesso em: 29 março 2016.

LIMA, Natália c. Gestão Eletrônica de Documentos (GED) em cooperativas de crédito: um estudo de caso. 2013. Trabalho de conclusão de curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Estadual da Paraíba, Centro de Ciências Biológicas e Sociais Aplicadas, João pessoa – PB, 2013.

MACEDO, G.M.F. Bases para a implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos – GED: Estudo de caso. 2003. Dissertação (Mestrado) - Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2003.

MEDEIROS, João Bosco, HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. 9. Ed. São Paulo: Atlas, 2004.

NAKAMURA, Emílio T;. GEUS, Paulo L. Segurança de redes em ambientes coorporativos. São Paulo: Novatec editora, 2007.

NEVES, José Manoel S. A implantação de tecnologias da informação como fator de competitividade nos sistemas produtivos e nos negócios. XIII SIMPEP - Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006. Disponível em: . Acesso em: 16 Abril 2016.

NEIVA, Edméa G; D’Elia Maria E. S. As novas competências do profissional de secretariado. 2. Ed. São Paulo: IOB, 2009.

OLIVEIRA, ANA P. Reestruturação do arquivo inativo do setor de compras da unioeste/campus de toledo/ PR. 2014. Relatório final de estágio (bacharel em Secretariado Executivo) - Universidade Estadual do Oeste do Paraná. Toledo/ PR, 2014.

_________, Joselânia Silva de. Evolução das tecnologias que mais influenciaram o trabalho do profissional de secretariado executivo nas organizações: o caso da caixa econômica federal 2014. 35f. Monografia (Graduação) – UFPB/CCAE. Mamanguape: [s.n.], 2014.

_________, Thiago Virtebo S. Gestão de documentos eletrônicos: a GED como ferramenta de trabalho. 2008. 39. Monografia (Bacharel em Biblioteconomia) – Universidade do Rio Grande do Norte, Natal /RN, 2008.

PAES, Marilena L. Arquivo: teoria e prática. 3. Ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.

PATRÍCIO, Jediael L. Sistema Eletrônico de Documentos Institucionais Univale. 2005. 116f. Trabalho de conclusão de curso (Graduação em ciência da computação) Centro de Ciências Tecnológicas da Terra e do Mar, Universidade do Vale do Itajaí, Itajaí, 2005.

PEREIRA, Suelem Suzany S. Computação em Nuvem: um levantamento sobre a utilização desta tecnologia por empresas de tecnologia da informação de Santa Catarina. 2013. F. 61 Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Biblioteconomia) – Centro de Ciências da Educação, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2013. Disponível em: . Acesso: 04 abril 2016.

SABINO, Rosimeri F; ROCHA, Fabio G. Secretariado: do estriba ao Web Writer. Rio de Janeiro: Brasport, 2004.

SEVERINO, Antonio J. Metodologia do trabalho científico. 23. Ed. São Paulo: Cortez, 2007.

SILVA, F. Gestão Eletrônica de Documentos (GED) como ferramenta de automatização das bibliotecas universitárias. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Biblioteconomia) - Rio de Janeiro, 2014.

_____, S. P. Gestão documental: arquivo jurídico como fonte de informação. 2010. Monografia (Graduação em Biblioteconomia) Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Natal/RN, 2010.

SOUSA, Maria Joicy S. A gestão documental nas técnicas secretarias. 2015. 68f. Monografia (Graduação) – UFPB/CCAE. Mamanguape: [s.n.], 2015.

_____, Suênia Vasconcelos. Do Papel ao Bit: A Arquivologia em meio á expansão dos Métodos eletrônicos de Produção e organização da Informação. 2011. Monografia (Graduação em Arquivologia) Universidade Estadual da Paraíba, Centro de Ciências Biológicas e Sociais Aplicada, João Pessoa, 2011.

VARELA, Katiusa.; NEUMANN, Susana E. A importância da arquivologia na profissão de secretário executivo. Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011. Disponível em: . Acesso em: 29 março 2016.

VEIGA, Denize R. Guia de secretariado: técnicas e comportamento. 3. Ed. rev. Editora atual. São Paulo: Érica, 2010.

VITALIS, Luiza W; GEÖTZKE Liane D; ANDRIOLO, Leonardo J. Da simples Arquivística à Modernidade Digital. Revista de Gestão e Secretariado, São Paulo, v. 2, n. 1, p.56-76, jan./jun. 2011. Disponível em: http://www.abpsec.com.br/abpsec/index.php/a. Acesso em: 29 marco 2016.

WRANY, Martina G. Gerenciamento eletrônico de documentos: um estudo de caso. 2011. Trabalho de conclusão de curso. (Bacharel em Biblioteconomia) - Universidade Federal do Rio Grande – FURG, RIO GRANDE / RS, 2011.




DOI: https://doi.org/10.34117/bjdv.v7i5.29411

Refbacks

  • There are currently no refbacks.